Como gerenciar mandatos e órgãos sociais?

Aprendar a utilizar o Basement para organizar todos os mandatos de todos os órgãos sociais da sua organização e receba notificações quando eles estiverem próximos do fim!

Ficha técnica da funcionalidade

• Para quem é: administrador(a), advogado(a), contador(a), paralegal ou qualquer pessoa envolvida na governança societária de uma sociedade.
• O que é: passo a passo de como criar e configurar os órgãos sociais da sociedade.
• Benefícios: gestão centralizada de atos de todos os órgãos sociais; acompanhamento de todos os mandatos; registro histórico de todos os mandatos antigos.
• Localização no Basement: Governança > Órgão sociais

Introdução

Órgãos sociais são grupos ou indivíduos encarregados de tomar decisões estratégicas, administrativas e operacionais em uma sociedade, dispostos e ordenados de forma hierarquizada e orientada para um objetivo ou fim comum (o objeto social). Eles desempenham um papel fundamental na definição de políticas, direção e governança da organização, de tal sorte que uma boa governança societária depende necessariamente da definição clara dos papéis e responsabilidades de cada um. Em resumo, os órgãos sociais são os pilares da estrutura de tomada de decisões de qualquer sociedade, desempenhando um papel vital na sua operação e direção.

Os órgãos sociais variam de acordo com a estrutura legal e governança de cada organização. Entre eles, os mais comuns incluem:

• Assembleia Geral/Reunião de Sócios: é o órgão supremo de todas as sociedades empresárias e cooperativas pois reúne todas as pessoas que têm participação no capital social, pessoalmente ou através de representantes, inclusive aquelas que não têm direito a voto. Conforme diposto no art. 121 da Lei nº 6.404/1976, “tem poderes para decidir todos os negócios relativos ao objeto da companhia e tomar as resoluções que julgar convenientes à sua defesa e desenvolvimento”. Há determinadas decisões cuja competência é privativa da Assembleia Geral e não pode ser delegada para outros órgãos inferiores.
• Diretoria/Administração: é o órgão responsável pela gestão diária da sociedade e inclui os executivos-chave que gerenciam diferentes departamentos (CEO, CFO, CTO, COO, etc.). Seus membros são eleitos pela Assembleia Geral/Reunião Geral ou, quando existir, pelo Conselho de Administração.

• Conselho de Administração: é um órgão de alto nível que define as diretrizes estratégicas da empresa e supervisiona a alta administração, mas não precisa estar presente em todas as organizações. Seus membros são eleitos e destituídos pela Assembleia Geral e são eles os responsáveis pela eleição e destituição dos diretores. O art. 138 da Lei nº 6.404/1976 prevê ainda que "as companhias abertas e as de capital autorizado terão, obrigatoriamente, conselho de administração".

• Conselho Fiscal: é responsável por supervisionar as práticas contábeis da empresa e garantir que os interesses dos acionistas/quotistas sejam protegidos.
• Órgãos de assessoramento: em algumas sociedades maiores, comissões e comitês específicos podem ser designados para abordar questões como remuneração executiva, ética, governança corporativa e sustentabilidade.

1. Como criar um órgão social
2. Como registrar a eleição dos membros
3. Como registrar a destituição/renúncia de membros
4. Como gerar um relatório com todos os mandatos

1. Como criar um órgão social

Além dos principais órgãos sociais (conselho de administração, conselho fiscal e diretoria), também é possível criar N órgãos de assessoramento, como comissões e comitês.

Para isso, vá em Governança > Órgãos Sociais e clique em Novo órgão social. Preencha o formulário com nome (obrigatório), abreviatura (obrigatório), descrição (opcional), regimento interno (opcional) e marque se é um órgão que está ativo ou é um órgão que já foi desativado.

2. Como registrar a eleição de membros

Uma vez criado o órgão social, agora é necessário criar os mandatos de seus membros. Todos esses dados poderão ser aproveitados para convocação, compartilhamento e assinatura de atas dos eventos.

Para isso, vá em Governança > Órgãos Sociais e clique sobre a linha ou nos três pontos à direita e em Ver mais para abrir a página do órgão. Na aba de Membros é possível visualizar quais são os mandatos ativos em determinada data, enquanto que na aba Histórico todos os mandatos ficam disponíveis para consulta/edição/exclusão. Em qualquer uma dessas abas, clique em Novo Mandato para registrar a eleição de um novo membro.

Partindo da premissa de que todo membro é eleito por decisão do próprio órgão ou de um órgão hierarquicamente superior, é preciso selecionar o evento e criar a deliberação de eleição. Por esse motivo, também é possível criar um mandato a partir da aba Ordem do Dia na página de um evento. Para isso, clique em Nova deliberação > Eleição de membros e selecione ou crie o órgão social para o qual o membro será eleito.

No formulário de criar mandato, selecione ou crie um novo stakeholder pessoa física, que será o mandatário. Insira a data de início de mandato (obrigatório), o cargo (opcional), o termo de posse assinado (opcional) e algumas anotações (opcional). Desde já, também é possível determinar a data de fim do mandato. O Basement irá notificar os administradores da conta sempre que um mandato estiver próximo do fim para que novas eleições sejam realizadas e o cargo não fique vago.

3. Como registrar a destituição/renúncia de membros

É muito comum que os mandatos de membros de órgãos sociais sejam interrompidos antes do cumprimento do prazo de gestão, seja por iniciativa do órgão que o elegeu (destituição), por iniciativa próprio membro (renúncia) ou por outros motivos como morte ou incapacidade civil.

Caso essa interrupção ocorra por deliberação de um órgão social ou então faça parte da ordem do dia de um evento, também é possível registrá-la a partir da aba Ordem do Dia na página de um evento. Para isso, clique em Nova deliberação > Renúncia/Destituição de membros e selecione o órgão social do qual o membro fora eleito.

Também é possível alterar a data e motivo de fim de um mandato a partir da página do órgão social. Para isso, vá na aba Membros ou na aba Histórico, clique nos três pontos à direita e em Interromper.

4. Como gerar um relatório com todos os mandatos

É possível extrair um relatório do Basement que detalha todos os mandatos de todos os órgãos sociais. Para obter uma planilha com todas essas informações, vá em Relatórios e exporte o relatório Órgãos Sociais ou o relatório Geral.