Documentos - Assinatura

Saiba tudo sobre a assinatura de documentos pelo Basement!

Ficha técnica

• Para quem é: administrador ou super administrador de uma organização registrada no Basement
• O que é: como funciona o processo de assinatura de documentos pelo Basement
• Benefícios: assinatura eletrônica de documentos conforme Medida Provisória 2.200-2 de 2001 e Lei 14.063 de 2020

Introdução

No Basement, é possível assinar diversos documentos relacionados à rotina societária de uma empresa, como atas de eventos societários, termos de transferência de ações e debêntures, contratos de outorga de opções, ações restritas, opções fantasmas e ações fantasmas. Esses documentos são assinados por meio da Clicksign, uma plataforma integrada ao Basement que permite que cada pessoa assine os documentos usando autenticação por certificado digital, CPF ou apenas e-mail.

Independentemente da forma de autenticação escolhida, o documento sempre será enviado via e-mail. Também é possível selecionar diferentes formas de autenticação para cada pessoa em um mesmo documento.

Autenticação via certificado digital

A autenticação via Certificado Digital é a mais recomendada pois tem um alto nível de confiabilidade e segurança. Ele funciona como uma identidade virtual para empresas ou pessoas. Regulado e emitido pela ICP-Brasil, a proteção dos dados se dá através de chaves de criptografia, onde são enviadas em par para cada titular. O e-CPF é o certificado digital emitido em nome de uma pessoa física, enquanto o e-CNPJ é emitido em nome de uma pessoa jurídica.

A Clicksign aceita a assinatura digital com os certificados digitais A1 e A3, ambos para e-cpf:

• Certificado Digital Tipo A1: gerado e armazenado no computador do titular, assim, precisam de drivers para serem instalados em cada dispositivo. Sua validade é de 1 ano.
• Certificado Digital Tipo A3: gerado, armazenado e processado em um token ou cartão inteligente. Ele também pode ser armazenado em nuvem, neste caso fica disponível online e pode ser usado de qualquer lugar, em computadores ou dispositivos móveis. Sua validade é de 5 anos.

Quando essa opção for selecionada, o assinante receberá em seu e-mail um link para visualizar e assinar o documento. Para assinar com Certificado Digital é necessário ter instalado a Web PKI, componente que suporta a assinatura com Certificado Digital no computador (clique aqui para acessar o tutorial completo de assinatura via Certificado Digital).

Autenticação via CPF

Esta forma de autenticação é recomendada para os casos em que o assinante não possui um certificado digital. Nesse caso, será exigido do assinante o nome completo, a data de nascimento e o número do CPF no momento de assinar o documento. O próprio sistema do Clicksign irá fazer a busca no sistema da Receita Federal do Brasil para verificar se os dados são correspondentes (clique aqui para saber mais). Caso os dados cadastrados na RFB sejam diferentes dos que foram inseridos pelo usuário, o processo de assinatura não é impedido, nem o documento é cancelado automaticamente. Essa informação virá no log de assinaturas e caberá ao administrador decidir se envia o documento para assinatura novamente.

Autenticação via apenas e-mail

Esta é a forma de autenticação mais simples e menos segura, mas muito útil para estrangeiros que não tenham CPF. Nesse caso, apenas o nome será suficiente para assinar o documento.

Finalização da assinatura

Nos casos de autenticação por CPF ou apenas e-mail, após preencher todos os dados, será enviado um token de autenticação para o e-mail do assinante, que terá validade de quatro horas. Basta copiar e colar o token na página do do documento para finalizar a assinatura.

Em seguida, o assinante também receberá em seu e-mail um comprovante de assinatura. Quando o processo de assinatura for finalizado, todos também receberão uma cópia do arquivo original e outra do arquivo assinado via e-mail.