Como adicionar stakeholders em lote?

Aprenda a cadastrar vários stakeholders de uma só vez a partir de uma planilha!

Ficha técnica

• O que é: adicionar stakeholders em lote a partir de um arquivo XLSX (formato padrão do Microsoft Excel e do Google Sheets).
• Para quem é: administradores(as) responsáveis pela organização dos dados de todas as pessoas vinculadas à organização.
• Benefícios: agilidade, eficiência e segurança.
• Localização: Stakeholders.

Introdução

A página Stakeholders consolida os dados de todas as pessoas que possuem algum vínculo com a organização, sejam elas partes em operações envolvendo ativos, contratos de Equity Plans ou então pessoas com as quais são compartilhados documentos e eventos. Independentemente do local a partir do qual o stakeholder foi criado (pela página de stakeholders ou no momento de registrar uma operação ou contrato), todos os dados ficam centralizados de forma a garantir um alto nível de integridade e confiabilidade e evitar duplicidades.

Este artigo descreve como adicionar vários stakeholders a partir de um arquivo XLSX, economizando tempo sem abrir mão da segurança. Esse processo é subdividido em três etapas:

1. Baixar o modelo;

2. Preencher o modelo; e

3. Subir o arquivo preenchido.

1. Baixando o modelo

Na página Stakeholders, clique no botão Adicionar no canto superior direito da tabela e, em seguida, clique na opção Em lote. Ao fazer isso, surgirá uma janela na qual é possível baixar os modelos para preenchimento e subir o arquivo preenchido. São dois modelos, uma para cada tipo de pessoa (física ou jurídica). Selecione o modelo e clique em Baixar template para obter o arquivo no formato XLSX.

2. Preenchendo o modelo

Cada modelo terá todos os campos aplicáveis ao tipo de pessoa selecionado, inclusive os campos adicionais. Os campos com um asterisco são de preenchimento obrigatório.

Após preencher o modelo com os dados, salve-o em seu computador no formato XLSX. 

3. Subindo o arquivo preenchido

Na mesma janela na qual os modelos são baixados, há um campo para selecionar um arquivo preenchido. Clique nele para selecionar o arquivo salvo no passo anterior e depois clique no botão Adicionar. Ao processar o arquivo, serão feitas verificações para conferir: (i) se os campos obrigatórios foram preenchidos - nome completo, no caso de pessoa física, e nome e razão social, no caso de pessoa jurídica; (ii) se os dados inseridos nas colunas de nome, CPF, CNPJ e País de endereço são válidos; (iii) se há linhas duplicadas nas colunas de nome, razão social, e-mail principal, CPF ou CNPJ; e (iv) se os dados inseridos nas colunas de nome, razão social, e-mail principal, CPF ou CNPJ são idênticos ao de pessoas que já estão cadastradas. 

Mesmo que pessoas possuam o mesmo nome ou e-mail principal, essas verificações são realizadas para prevenir a criação involuntária de cadastros duplicados. Nestes casos, os stakeholders precisarão ser adicionados individualmente. No caso de CPF e de CNPJ, entretanto, não é possível adicionar mais de uma pessoa com o mesmo número, nem mesmo individualmente.

Se alguma das situações mencionadas acima for identificada, uma mensagem será exibida indicando o problema e em quais linhas ocorre. Nesse momento, é necessário corrigir o arquivo e adicioná-lo novamente.

Se estiver certo, os stakeholders serão adicionados imediatamente e uma mensagem de confirmação será exibida na tela. Dependendo da quantidade, o processamento dos dados pode levar alguns minutos. Portanto, não se preocupe se o número total exibido na tabela não estiver correto. Durante esse processo, não é necessário manter a página aberta.