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Aprenda a utilizar o Basement para organizar o cadastro de todas as pessoas físicas e jurídicas que fazem parte da sua organização!
Ficha técnica
- Para quem é: administradores(as) ou qualquer pessoa responsável pela organização dos dados de todas as pessoas vinculadas à organização.
- O que é: passo-a-passo de como gerenciar os cadastros das pessoas e de como controlar seus acessos ao Basement.
- Benefícios: mais facilidade para gerenciar de forma centralizada os dados e os acessos de todas as pessoas vinculadas à organização.
- Localização no app: Administradas > Stakeholders
Introdução
A página de stakeholders consolida os dados de todas as pessoas que possuem algum vínculo com a organização, que pode ser porque: (i) foram partes operações envolvendo ações, quotas, debêntures, títulos, contratos conversíveis ou contratos de Equity Plans; (ii) foram/são membras de algum órgão social; ou (iii) são pessoas com as quais foram compartilhados documentos e eventos. Independentemente do local a partir do qual o stakeholder foi criado (pela página de stakeholders ou no momento de registrar uma operação, mandato ou contrato), todos os dados ficam centralizados de forma a garantir um alto nível de integridade e confiabilidade e evitar duplicidades.
Esse artigo ensina como criar e editar stakeholders e como lhes dar e remover acesso ao Basement.
- Como criar stakeholders?
- Como editar stakeholders?
- Como criar campos adicionais?
- Como controlar o acesso dos stakeholders?
1. Como adicionar stakeholders?
A principal forma de criar stakeholder é no momento de criar alguma operação ou registrar um contrato de Equity Plans. Em qualquer formulário da plataforma onde é possível fazer uma dessas atividades, também será possível criar um stakeholder. Para isso, basta inserir o nome completo/razão social (obrigatório), CPF/CNPJ (opcional) e o e-mail principal (opcional). Veja abaixo o exemplo ao criar uma operação de subscrição de ações:
Além disso, também é possível adicionar stakeholders a partir da página Stakeholders, clicando no botão localizado no canto superior direito. Por aqui, é possível tanto adicionar um stakeholder individualmente ou importar os dados de uma planilha. Clique aqui para acessar o artigo referente a como adicionar stakeholders a partir de uma planilha.
Ao clicar em Adicionar individualmente, será aberta uma janela onde deve-se selecionar o tipo de stakeholder: pessoa física ou pessoa jurídica. Após preencher o formulário com todas as informações, é só clicar em Adicionar.
2. Como editar stakeholders?
A página Stakeholders contém os dados de todos os stakeholders registrados no Basement, independentemente de quando e por onde eles foram criados. Nessa mesma página, também é possível atualizar os dados de cada um. Para acessar o formulário de edição, basta clicar na linha do stakeholder ou nos três pontos à direita e então clicar em Editar.
Após preencher o formulário, é só clicar em Salvar.
3. Como criar campos adicionais?
Além de todos os campos pré-definidos, também é possível criar campos adicionais para inserir outras informações pertinentes sobre o stakeholder. Para isso, vá até a página Stakeholders e clique em Campos adicionais, no canto superior direito. Esses campos poderão ser utilizados como variáveis na emissão de contratos de Equity Plans a partir de templates. Clique aqui para acessar o artigo referente à assinatura de contratos criador a partir de template.
Para criar um campo adicional, é necessário inserir três informações:- Rótulo: O rótulo serve para identificar o campo durante o preenchimento das informações. Exemplo: “Nome completo da mãe”.
- Descrição: serve como dica para auxiliar no preenchimento das informações. Exemplo: “Nome completo da mãe, igual ao exibido no documento de identidade”.
- Nome da variável: O nome da variável é o texto que será substituído nos templates. Deve-se utilizar apenas sublinhado e letras minúsculas (exceto cedilha) sem acentos. Exemplo: “nome_da_mae”.
4. Como dar e remover o acesso de stakeholders?
Ao dar acesso para um stakeholder, ele terá um usuário e uma senha próprios para que possa acessar o Basement e visualizar seus respectivos ativos, contratos de Equity Plans, documentos e eventos compartilhados.
Para dar acesso, basta clicar na linha do stakeholder ou nos três pontos à direita e então clicar em Dar/Remover acesso ao Basement . O botão só fica visível para os stakeholder que tiverem um e-mail principal cadastrado, para o qual será enviada uma mensagem com um token de login e as instruções para o primeiro acesso. O token de login tem prazo de validade de 72 horas - após esse período, a pessoa deverá acessar a plataforma e clicar em Esqueci minha senha.
O e-mail principal servirá apenas para o dar o primeiro acesso; depois disso, o próprio stakeholder poderá alterá-lo para outro endereço, caso queira. Por conseguinte, alterar o e-mail principal depois de dar acesso não irá alterar nem enviar outra mensagem de acesso para o stakeholder - para isso, além de alterar o e-mail principal, é necessário remover o acesso e depois dar novamente. No caso de pessoas físicas, só é possível ter um e-mail de acesso por stakeholder. No caso de pessoas jurídicas, é possível ter mais de um e-mail de acesso, mas para isso é necessário entrar em contato com o suporte.
Para saber mais sobre Single Sign-On clique aqui..
Por fim, também é possível dar e remover acesso para vários stakeholder de uma só vez. Para isso, marque a caixa de seleção à esquerda de cada linha e depois clique no botão que irá surgir no rodapé da página.
