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Aprenda a utilizar o Basement para compartilhar todas as informações e documentos de qualquer assembleia ou reunião da sua organização!
Ficha técnica
- Para quem é: responsáveis pela organização de eventos societários
- O que é: compartilhamento de informações e documentos relativos a eventos societários com stakeholders
- Benefícios: comunicação segura e eficaz com stakeholders
- Localização: Governança > Eventos
Introdução
Evento societário é toda reunião dentro de uma empresa realizada com o objetivo de tomar decisões relacionadas à sua gestão e administração. A Lei e o Estatuto poderão definir competências privativas para cada órgão social, bem como os procedimentos para reunião de cada um, conforme a sua relevância.
Independentemente do tipo de evento, é necessário ter uma forma eficaz de se comunicar com todos interessados e compartilhar informações e documentos relativos aos assuntos da ordem do dia, a fim de que todos possam participar e a discussão seja produtiva.
Alguns eventos têm regras específicas definidas em lei ou no estatuto/contrato social para a disseminação de informações e documentos pertinentes, como é o caso das Assembleias Gerais de acionistas (clique aqui para saber mais sobre convocação de eventos).
1. Como compartilhar eventos com stakeholders
Na visão de administrador, navegue até a página de um evento pelo caminho Governança > Eventos. Na página de um evento já criado, navegue até a aba Configurações. Na seção Visibilidade, clique em editar para configurar a lista de stakeholders que poderão visualizar o evento.
É possível adicionar qualquer stakeholder, inclusive pessoas físicas e jurídicas. Também é possível adicionar grupos de stakeholders, com base nas suas posições no cap table em determinada data. Não é possível criar novos stakeholders a partir deste formulário; caso não consiga encontrar um nome, vá até a página Stakeholders e confira o nome da lista. Se necessário, adicione um novo.
2. O que os stakeholders podem visualizar nos eventos
Na página de Eventos da visão de stakeholder, serão listados apenas os eventos dos quais ele faz parte da lista de visibilidade. O menu adicional terá apenas o botão Ver mais, sem as opções Editar e Excluir.
Acessando um evento, quase todas as abas visíveis pelo administrador estarão visíveis para o stakeholder, exceto a aba Configurações. Nas abas Ordem do dia, Documentos e Lista de Presença, será possível visualizar todas as informações e documentos adicionados pelo administrador, mas não será possível editar nem excluir nada.
Na aba Convocação, apenas a seção Publicação de Convocação com o edital e os comprovantes estará disponível. Não será possível visualizar a lista de destinatários nem os e-mails enviados.
Já na aba Ata, o arquivo só estará disponível após enviar para assinatura. A ata em rascunho, a lista de assinantes e as configurações de assinatura não ficarão visíveis para o stakeholder. Caso a ata seja autenticada na junta comercial, o arquivo autenticado também ficará disponível.
