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title: Como convocar eventos?
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# Como convocar eventos?
## Aprenda a utilizar o Basement para organizar a convocação de todos os participantes de qualquer assembleia ou reunião da sua organização!
### Ficha técnica
- **Para quem é:** responsáveis pela organização de eventos societários
- **O que é:** guardar comprovantes de publicação de convocação e comunicar todos os acionistas via e-mail
- **Benefícios:** disparar e-mails de convocação em lote e compartilhar informações com todos os interessados
- **Localização:** Governança \> Eventos
### Introdução
Evento societário é toda reunião dentro de uma empresa realizada com o objetivo de tomar decisões relacionadas à sua gestão e administração. A Lei e o Estatuto/Contrato Social de cada empresa poderão definir competências privativas para cada órgão social, bem como os procedimentos para reunião de cada um, conforme a sua relevância.
No caso de sociedades anônimas, por exemplo, o órgão máximo de deliberação é a Assembleia Geral de acionistas, que reúne todos os proprietários de ações, pessoalmente ou através de representantes, inclusive aqueles que não têm direito a voto. Diante da sua importância e da dificuldade de se realizar tal evento em um modelo jurídico concebido para um grande número de sócios, a Lei também prescreve um procedimento específico, a fim de garantir o direito essencial de todo acionista de fiscalizar a gestão dos negócios sociais.
Já no caso das sociedades limitadas, o procedimento típico de Assembleia só é obrigatório quando o número de sócios da organização for maior que dez. Do contrário, pode-se adotar a Reunião de Sócios, que tem um procedimento mais flexível.
Além da Assembleia Geral de acionistas e da Reunião de Sócios, uma empresa poderá ter diversos outros órgãos sociais com competências e composições distintas. Alguns desses órgãos terão seu regramento previsto em lei ou atos normativos da CVM, como é o caso do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal e da Diretoria. Outros poderão ser criados e regrados discricionariamente pelo Estatuto/Contrato Social, como é o caso dos comitês de assessoramento, muito comuns em empresas com um nível mais complexo de gestão e governança. Alguns exemplos são: Comitê de Auditoria, de Remuneração, de Finanças, de Sustentabilidade, de Riscos, entre outros.
1. [Regras gerais para convocação de Assembleias](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step1)
2. [Regras específicas para a Assembleia Geral Ordinária](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step2)
3. [Regras específicas para sociedades limitadas](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step3)
4. [Como fazer publicações na Central de Balanços do SPED](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step4)
5. [Como guardar comprovantes de publicação da convocação no Basement](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step5)
6. [Como enviar e-mails de convocação pelo Basement](https://ajuda.basement.io/convocação-de-assembleia-geral-de-acionistas-2#step6)
#### 1. Regras gerais para convocação de Assembleias
A Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/76) dedica um capítulo inteiro à Assembleia Geral de acionistas (art. 121 e seguintes), com regras gerais que supletivamente também poderão ser aplicadas a outros tipos de assembleias, como a Assembleia de Debenturistas e as Assembleias Especiais.
Nesse sentido, tal diploma legal determina onde, quantas vezes e qual a antecedência mínima para publicação do(s) anúncio(s) de convocação, bem como seu conteúdo: data, hora e local de realização do conclave; relação completa e precisa da ordem do dia (vedada a utilização da expressão “assuntos gerais” em companhia abertas); e indicação da matéria no caso de reforma estatutária. Outras regras adicionais também poderão ser encontradas no texto consolidado da Instrução CVM nº 481/2009, como a indicação dos documentos exigidos para admissão dos acionistas no evento.
No caso das **sociedades anônimas**, os arts. 124, 289 e 294 da Lei das SA, combinados com o [Ofício Circular SEI nº 1121/2022/ME](https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/drei/legislacao/arquivos/oficios-circulares-drei/2022/OFCIOCIRCULARSEIn11212022ME.pdf), prescrevem as formalidades que devem ser observadas para publicação dos anúncios de convocação.
Em **companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais)**, a primeira convocação poderá ser feita mediante a **publicação gratuita de um único anúncio na** [**Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal do Brasil**](https://www.gov.br/centraldebalancos/#/sobre)**, com pelo menos oito dias de antecedência** da data de realização do evento. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de cinco dias. O recibo de entrega do anúncio deverá ser guardado pela companhia e arquivado no registro do comércio, juntamente com a ata da assembleia.
Em **companhias fechadas com receita bruta anual acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais)**, a primeira convocação deverá ser feita mediante a **publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo menos oito dias de antecedência** da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de cinco dias. Os anúncios deverão ser publicados em **jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, com divulgação simultânea na página do mesmo jornal na internet**, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria, emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). As publicações devem ser feitas sempre no mesmo jornal e qualquer mudança deve ser precedida de aviso aos acionistas. Os recibos de entrega dos anúncios deverão ser guardados pela companhia e arquivados no registro do comércio.
Em **companhias abertas**, a primeira convocação deverá ser feita mediante a **publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo menos vinte e um dias de antecedência** da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de oito dias. Os anúncios deverão ser publicados em **jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, com divulgação simultânea na página do mesmo jornal na internet**, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria, emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). As publicações devem ser feitas sempre no mesmo jornal e qualquer mudança deve ser precedida de aviso aos acionistas. Os recibos de entrega dos anúncios deverão ser guardados pela companhia e arquivados no registro do comércio.
Por fim, o §4º do art. 124 também prevê que será considerada regular a assembleia a que comparecerem todos os acionistas, independentemente das formalidades descritas acima. Portanto, em sociedades menores onde é possível garantir que todos acionistas compareçam ao conclave, o administrador não precisa se preocupar com esses prazos e publicações. De qualquer forma, nos casos em que a publicação pode ser feita na Central de Balanços, é recomendável que se faça por se tratar de uma ferramenta simples, segura e gratuita.
#### 2. Regras específicas para a Assembleia Geral Ordinária
De acordo com o art. 132 da Lei das SA, **toda sociedade anônima deve realizar uma Assembleia Geral Ordinária nos quatro meses seguintes ao término do exercício social** para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Antes da realização da AGO, além dos anúncios de convocação, também é necessário publicar um **Anúncio de Disposição de Documentos**, indicando que se encontram à disposição dos acionistas: (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e (v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia. Esse anúncio (ou esses anúncios, quando a disponibilização de cada documento se der em momentos diferentes) deve indicar onde e como os acionistas podem obter cópias de tais documentos. Além disso, **cada documento também precisa ser publicado individualmente com pelo menos cinco dias de antecedência** da data do evento.
As **regras para publicação do(s) anúncio(s) de convocação** **são as mesmas**: para companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78 milhões, pode-se usar da Central de Balanços do SPED; para os demais casos, um jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia.
Caso a publicação de todos os documentos ocorra com mais de um mês de antecedência da data da assembleia, a publicação do Anúncio de Disposição de Documentos é dispensável - mas ainda é recomendável quando puder ser feita pela Central de Balanços, que é uma ferramenta simples e gratuita.
Por fim, no caso de a assembleia reunir a totalidade de acionistas, o prazo de cinco dias para publicação de todos os documentos individualmente é dispensável, mas ainda assim precisa ocorrer antes da realização do evento.
#### 3. Regras específicas para sociedades limitadas
No caso de sociedades limitadas, o Código Civil prevê que a realização de Assembleia ou de Reunião de Sócios é dispensável quando **todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto delas**. Caso ainda se decida pela sua realização, a Assembleia é o evento obrigatório para empresas com mais de dez sócios e a Reunião de Sócios para os demais casos. A Assembleia tem procedimento legal, enquanto que a realização da Reunião de Sócios pode ser regrada pelo próprio contrato social.
O procedimento para realização da Assembleia de Sócios está no art. 1.152 do Código Civil, a primeira convocação deverá ser feita mediante a **publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo oito dias de antecedência** da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia, será publicado novo anúncio, com antecedência mínima de cinco dias. Os anúncios devem ser publicados no **órgão oficial** da União ou do Estado, conforme o local da sede do empresário ou da sociedade, **e em jornal de grande circulação**. A inobservância de tais formalidades poderá ser sanada quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.
Independentemente do procedimento adotado, o art. 1.078 do Código Civil prevê que **toda sociedade limitada deve reunir os sócios nos quatro meses seguintes ao término do exercício social** para: (i) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; (ii) designar administradores, quando for o caso; e (iii) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia. Até trinta dias antes da data marcada para o evento, os documentos referentes ao balanço patrimonial e ao resultado econômico devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.
#### 4. Como fazer publicações na Central de Balanços do SPED
O [SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal do Brasil](http://sped.rfb.gov.br/), o qual contempla a [Central de Balanços](https://www.gov.br/centraldebalancos/#/sobre), que é um ambiente público e gratuito para publicação de documentos contábeis e societários, de fácil acesso e verificação de autenticidade. Para **companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais)**, é obrigatório realizar as publicações ordenadas pela Lei das Sociedades Anônimas na Central de Balanços. O acesso à área privada para realizar publicações deve ser feito por meio de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Veja abaixo um vídeo demonstrativo de como acessar o sistema e fazer uma publicação.
[Farol Societário #9 - O fim de um dos mais antigos lobbies que afetavam as S/As!](https://www.youtube.com/watch?v=FofMZaSTIOM)
#### 5. Como guardar os comprovantes de publicação da convocação no Basement
Na visão de administrador, navegue até a página de um evento pelo caminho *Governança* \> *Eventos*. Para habilitar a seção *Publicação de Convocação*, é necessário que o evento esteja configurado para tal. Ao criar ou editar um evento, responda com “Sim” à pergunta “Haverá publicação de anúncio de convocação?” ([clique aqui para saber mais sobre configuração de eventos](https://ajuda.basement.io/criacao-e-configuracao-de-eventos-societarios?hsLang=pt-br)).
Uma vez criado o evento, navegue até a aba *Convocação* para adicionar o edital e os comprovantes de que os anúncios foram devidamente publicados. O edital precisa ser um arquivo em formato .pdf. Quanto aos comprovante de publicação, é possível adicionar vários arquivos de vários formatos, bem como a data de publicação e uma breve descrição do local de publicação.
#### **6. Como enviar e-mails de convocação pelo Basement**
Na visão de administrador, navegue até a página de um evento pelo caminho Governança \> Eventos. Para habilitar a seção Convocação via Basement, é necessário que o evento esteja configurado para tal. Ao criar ou editar um evento, responda com “Sim” à pergunta “Convocar participantes via e-mail?” ([clique aqui para saber mais sobre configuração de eventos](https://ajuda.basement.io/criacao-e-configuracao-de-eventos-societarios?hsLang=pt-br)).
Uma vez criado o evento, navegue até a aba *Convocação* para editar a lista de destinatários e enviar os e-mails. Para os eventos do tipo AGC, AGE, AGO e AGOE, a lista de destinatários já estará preenchida com a lista de todos os acionistas da organização. Você também poderá editar a lista de destinatários para remover ou adicionar stakeholders. Caso um ou mais stakeholders da lista não tenha nenhum e-mail principal cadastrado, será exibido um alerta acima da tabela, mas isso não impedirá o envio de e-mails para os demais. Por padrão, a lista fica ordenada pela coluna de e-mails de modo que aqueles que não têm fiquem no topo.
Para enviar e-mails, clique no botão *Nova convocação*. É possível configurar o assunto e o corpo do e-mail, que já virão pré-preenchidos com um texto sugerido, mas algumas informações ainda precisam ser editadas pelo usuário antes do envio.
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