Como convocar eventos?

Aprenda a utilizar o Basement para organizar a convocação de todos os participantes de qualquer assembleia ou reunião da sua organização!

Ficha técnica

• Para quem é: responsáveis pela organização de eventos societários
• O que é: guardar comprovantes de publicação de convocação e comunicar todos os acionistas via e-mail
• Benefícios: disparar e-mails de convocação em lote e compartilhar informações com todos os interessados
• Localização: Governança > Eventos

Introdução

Evento societário é toda reunião dentro de uma empresa realizada com o objetivo de tomar decisões relacionadas à sua gestão e administração. A Lei e o Estatuto/Contrato Social de cada empresa poderão definir competências privativas para cada órgão social, bem como os procedimentos para reunião de cada um, conforme a sua relevância.

No caso de sociedades anônimas, por exemplo, o órgão máximo de deliberação é a Assembleia Geral de acionistas, que reúne todos os proprietários de ações, pessoalmente ou através de representantes, inclusive aqueles que não têm direito a voto. Diante da sua importância e da  dificuldade de se realizar tal evento em um modelo jurídico concebido para um grande número de sócios, a Lei também prescreve um procedimento específico, a fim de garantir o direito essencial de todo acionista de fiscalizar a gestão dos negócios sociais.

Já no caso das sociedades limitadas, o procedimento típico de Assembleia só é obrigatório quando o número de sócios da organização for maior que dez. Do contrário, pode-se adotar a Reunião de Sócios, que tem um procedimento mais flexível.

Além da Assembleia Geral de acionistas e da Reunião de Sócios, uma empresa poderá ter diversos outros órgãos sociais com competências e composições distintas. Alguns desses órgãos terão seu regramento previsto em lei ou atos normativos da CVM, como é o caso do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal e da Diretoria. Outros poderão ser criados e regrados discricionariamente pelo Estatuto/Contrato Social, como é o caso dos comitês de assessoramento, muito comuns em empresas com um nível mais complexo de gestão e governança. Alguns exemplos são: Comitê de Auditoria, de Remuneração, de Finanças, de Sustentabilidade, de Riscos, entre outros.

1. Regras gerais para convocação de Assembleias
2. Regras específicas para a Assembleia Geral Ordinária
3. Regras específicas para sociedades limitadas
4. Como fazer publicações na Central de Balanços do SPED
5. Como guardar comprovantes de publicação da convocação no Basement
6. Como enviar e-mails de convocação pelo Basement

1. Regras gerais para convocação de Assembleias

A Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/76) dedica um capítulo inteiro à Assembleia Geral de acionistas (art. 121 e seguintes), com regras gerais que supletivamente também poderão ser aplicadas a outros tipos de assembleias, como a Assembleia de Debenturistas e as Assembleias Especiais.
Nesse sentido, tal diploma legal determina onde, quantas vezes e qual a antecedência mínima para publicação do(s) anúncio(s) de convocação, bem como seu conteúdo:  data, hora e local de realização do conclave; relação completa e precisa da ordem do dia (vedada a utilização da expressão “assuntos gerais” em companhia abertas); e indicação da matéria no caso de reforma estatutária. Outras regras adicionais também poderão ser encontradas no texto consolidado da Instrução CVM nº 481/2009, como a indicação dos documentos exigidos para admissão dos acionistas no evento.

No caso das sociedades anônimas, os arts. 124, 289 e 294 da Lei das SA, combinados com o Ofício Circular SEI nº 1121/2022/ME, prescrevem as formalidades que devem ser observadas para publicação dos anúncios de convocação.

Em companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), a primeira convocação poderá ser feita mediante a publicação gratuita de um único anúncio na Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal do Brasil, com pelo menos oito dias de antecedência da data de realização do evento. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de cinco dias. O recibo de entrega do anúncio deverá ser guardado pela companhia e arquivado no registro do comércio, juntamente com a ata da assembleia.

Em companhias fechadas com receita bruta anual acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), a primeira convocação deverá ser feita mediante a publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo menos oito dias de antecedência da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de cinco dias. Os anúncios deverão ser publicados em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, com divulgação simultânea na página do mesmo jornal na internet, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria, emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). As publicações devem ser feitas sempre no mesmo jornal e qualquer mudança deve ser precedida de aviso aos acionistas. Os recibos de entrega dos anúncios deverão ser guardados pela companhia e arquivados no registro do comércio.

Em companhias abertas, a primeira convocação deverá ser feita mediante a publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo menos vinte e um dias de antecedência da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia por falta de quórum, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de oito dias. Os anúncios deverão ser publicados em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, com divulgação simultânea na página do mesmo jornal na internet, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria, emitida por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). As publicações devem ser feitas sempre no mesmo jornal e qualquer mudança deve ser precedida de aviso aos acionistas. Os recibos de entrega dos anúncios deverão ser guardados pela companhia e arquivados no registro do comércio.

Por fim, o §4º do art. 124 também prevê que será considerada regular a assembleia a que comparecerem todos os acionistas, independentemente das formalidades descritas acima. Portanto, em sociedades menores onde é possível garantir que todos acionistas compareçam ao conclave, o administrador não precisa se preocupar com esses prazos e publicações. De qualquer forma, nos casos em que a publicação pode ser feita na Central de Balanços, é recomendável que se faça por se tratar de uma ferramenta simples, segura e gratuita.

2. Regras específicas para a Assembleia Geral Ordinária

De acordo com o art. 132 da Lei das SA, toda sociedade anônima deve realizar uma Assembleia Geral Ordinária nos quatro meses seguintes ao término do exercício social para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.

Antes da realização da AGO, além dos anúncios de convocação, também é necessário publicar um Anúncio de Disposição de Documentos, indicando que se encontram à disposição dos acionistas:  (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e (v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia. Esse anúncio (ou esses anúncios, quando a disponibilização de cada documento se der em momentos diferentes) deve indicar onde e como os acionistas podem obter cópias de tais documentos. Além disso, cada documento também precisa ser publicado individualmente com pelo menos cinco dias de antecedência da data do evento.

As regras para publicação do(s) anúncio(s) de convocação são as mesmas: para companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78 milhões, pode-se usar da Central de Balanços do SPED; para os demais casos, um jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia.

Caso a publicação de todos os documentos ocorra com mais de um mês de antecedência da data da assembleia, a publicação do Anúncio de Disposição de Documentos é dispensável - mas ainda é recomendável quando puder ser feita pela Central de Balanços, que é uma ferramenta simples e gratuita.

Por fim, no caso de a assembleia reunir a totalidade de acionistas, o prazo de cinco dias para publicação de todos os documentos individualmente é dispensável, mas ainda assim precisa ocorrer antes da realização do evento.

3. Regras específicas para sociedades limitadas

No caso de sociedades limitadas, o Código Civil prevê que a realização de Assembleia ou de Reunião de Sócios é dispensável quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto delas. Caso ainda se decida pela sua realização, a Assembleia é o evento obrigatório para empresas com mais de dez sócios e a Reunião de Sócios para os demais casos. A Assembleia tem procedimento legal, enquanto que a realização da Reunião de Sócios pode ser regrada pelo próprio contrato social.

O procedimento para realização da Assembleia de Sócios está no art. 1.152 do Código Civil, a primeira convocação deverá ser feita mediante a publicação de três anúncios, no mínimo, com pelo oito dias de antecedência da data de realização do evento, contados da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia, será publicado novo anúncio, com antecedência mínima de cinco dias. Os anúncios devem ser publicados no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o local da sede do empresário ou da sociedade, e em jornal de grande circulação. A inobservância de tais formalidades poderá ser sanada quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.

Independentemente do procedimento adotado, o art. 1.078 do Código Civil prevê que toda sociedade limitada deve reunir os sócios nos quatro meses seguintes ao término do exercício social para: (i) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; (ii) designar administradores, quando for o caso; e (iii) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia. Até trinta dias antes da data marcada para o evento, os documentos referentes ao balanço patrimonial e ao resultado econômico devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

4. Como fazer publicações na Central de Balanços do SPED

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal do Brasil, o qual contempla a Central de Balanços, que é um ambiente público e gratuito para publicação de documentos contábeis e societários, de fácil acesso e verificação de autenticidade. Para companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), é obrigatório realizar as publicações ordenadas pela Lei das Sociedades Anônimas na Central de Balanços. O acesso à área privada para realizar publicações deve ser feito por meio de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Veja abaixo um vídeo demonstrativo de como acessar o sistema e fazer uma publicação.

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5. Como guardar os comprovantes de publicação da convocação no Basement

Na visão de administrador, navegue até a página de um evento pelo caminho Governança > Eventos. Para habilitar a seção Publicação de Convocação, é necessário que o evento esteja configurado para tal. Ao criar ou editar um evento, responda com “Sim” à pergunta “Haverá publicação de anúncio de convocação?” (clique aqui para saber mais sobre configuração de eventos).

Uma vez criado o evento, navegue até a aba Convocação para adicionar o edital e os comprovantes de que os anúncios foram devidamente publicados. O edital precisa ser um arquivo em formato .pdf. Quanto aos comprovante de publicação, é possível adicionar vários arquivos de vários formatos, bem como a data de publicação e uma breve descrição do local de publicação.

6. Como enviar e-mails de convocação pelo Basement

Na visão de administrador, navegue até a página de um evento pelo caminho Governança > Eventos. Para habilitar a seção Convocação via Basement, é necessário que o evento esteja configurado para tal. Ao criar ou editar um evento, responda com “Sim” à pergunta “Convocar participantes via e-mail?” (clique aqui para saber mais sobre configuração de eventos).

Uma vez criado o evento, navegue até a aba Convocação para editar a lista de destinatários e enviar os e-mails. Para os eventos do tipo AGC, AGE, AGO e AGOE, a lista de destinatários já estará preenchida com a lista de todos os acionistas da organização. Você também poderá editar a lista de destinatários para remover ou adicionar stakeholders. Caso um ou mais stakeholders da lista não tenha nenhum e-mail principal cadastrado, será exibido um alerta acima da tabela, mas isso não impedirá o envio de e-mails para os demais. Por padrão, a lista fica ordenada pela coluna de e-mails de modo que aqueles que não têm fiquem no topo.

Para enviar e-mails, clique no botão Nova convocação. É possível configurar o assunto e o corpo do e-mail, que já virão pré-preenchidos com um texto sugerido, mas algumas informações ainda precisam ser editadas pelo usuário antes do envio.