Como criar e configurar eventos?

Aprenda a utilizar o Basement para organizar todas as assembleias e reuniões da sua organização!

Ficha técnica

• Para quem é: Advogados, Contadores, Administradores e qualquer pessoa responsável pela governança societária de uma organização.
• O que é: Criação e configuração de eventos societários.
• Benefícios: Gestão segura e eficaz de todos os editais de convocação, atas, listas de presença e respectivos livros sociais.
• Localização: Governança > Eventos

Introdução

Um evento societário é qualquer reunião dentro de uma organização realizada com o objetivo de tomar decisões relacionadas à sua gestão e administração. A legislação e/ou o estatuto/contrato social de cada organização poderão definir as competências de cada órgão social, bem como o procedimentos para reunião de cada um, conforme a sua relevância.

No caso de Sociedade por Ações e de Sociedade Cooperativa, o órgão máximo de deliberação é a Assembleia Geral , que reúne todos os proprietários de ações/quotas, pessoalmente ou através de representantes, inclusive aqueles que não têm direito a voto. Diante da sua importância e da  dificuldade de se realizar tal evento em modelos jurídicos concebidos para um grande número de sócios/associados, a legislação também prescreve um procedimento específico, a fim de garantir o direito essencial de todos de fiscalizar a gestão dos negócios sociais.

Já no caso de Sociedade Limitada, o procedimento típico de Assembleia só é obrigatório quando o número de sócios da organização for maior que dez. Do contrário, pode-se adotar a Reunião de Sócios, que tem um procedimento mais flexível.

Além do corpo de acionistas/associados/quotistas, cada organização poderá ter diversos outros órgãos sociais com competências e composições distintas. Alguns desses órgãos são regidos por lei ou atos normativos da CVM, como é o caso do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal e da Diretoria. Outros poderão ser criados e regrados discricionariamente pelo Estatuto/Contrato Social, como é o caso dos comitês de assessoramento, muito comuns em sociedades com um nível maior de governança. Alguns exemplos são: Comitê de Auditoria, de Remuneração, de Finanças, de Sustentabilidade, de Riscos, entre outros.

Independentemente do tipo de evento, é necessário ter uma forma eficaz de se comunicar com todos interessados e compartilhar informações e documentos relativos aos assuntos da ordem do dia, a fim de que todos possam participar e a discussão seja produtiva.

Como criar e configurar um evento?

Na visão de administrador, utilize o menu lateral para navegar através de Governança > Eventos e acessar a Página de Eventos . Nessa página há uma tabela com todos os eventos da sociedade, com colunas para data, nome, órgão social, ordem do dia e status. Também é possível filtrar os eventos de acordo com essas colunas e fazer buscas pelo nome, órgão social ou ordem do dia. Ao clicar no três pontos à direita de cada linha, é possível acessar o evento, editá-lo ou excluí-lo. Para criar um novo evento, clique no botão Novo evento no canto superior direito.

Um formulário será aberto para configuração do evento. Algumas informações são obrigatórias enquanto que outras são opcionais - de qualquer forma, todas elas poderão ser alteradas a qualquer momento.

Informações principais

1. Nome do evento (obrigatório): selecione um evento típico ou digite para criar um evento de outro nome. Os tipos pré-definidos são os mais comuns já sugerem algumas respostas na seção de configurações.
2. Órgão social (opcional): selecione ou digite para criar o órgão social que realizou/realizará o evento. Se esse campo for preenchido, a lista de destinatários da convocação e a lista de visibilidade carregarão automaticamente os dados dos membros com mandato vigente na data de realização do evento.
3. Formato (obrigatório): selecione a forma de realização do evento.
4. Data (obrigatório): selecione a data em que o evento aconteceu/acontecerá.
5. Fuso horário (obrigatório): selecione o fuso horário aplicável ao horário do evento.
6. Horário de início (obrigatório): insira o horário em que o evento iniciou/iniciará.
7. Horário de fim (obrigatório): insira o horário previsto para o fim do evento.
8. Local ou Link da videochamada (opcional): insira o local (físico e/ou virtual) onde o evento aconteceu/acontecerá. Caso tenha um endereço cadastrado em Empresa > Dados, esse campo será automaticamente preenchido, ao definir o formato como Semipresencial ou Presencial.
9. Resumo da ordem do dia (opcional): defina em algumas palavras qual o objetivo do evento. Será possível fazer buscas na página de eventos a partir do que for inserido neste campo.

Configurações

As configurações do evento servem para habilitar/desabilitar determinadas seções do evento conforme as formalidades exigidas pela legislação ou pelo estatuto/contrato social.

1. Convocar participantes via e-mail? Selecione a opção Sim para habilitar a funcionalidade que permite disparar e-mails de convocação para todos os participantes do evento. 
2. Haverá publicação de anúncio de convocação? Selecione a opção Sim para habilitar a seção de edital de convocação e de comprovantes de publicação. 
3. Controlar presença? Selecione a opção Sim para habilitar a aba de lista de presença.
4. A ata será autenticada na junta comercial? Selecione a opção Sim para habilitar a seção de ata autenticada.