Como funcionam os livros societários?

Aprenda a utilizar o Basement para criar e organizar todos os livros societários da sua organização!

Ficha técnica

• Para quem é: administradores(as), advogados(as), contadores(as) ou qualquer pessoa responsável pela governança societária de sociedades anônimas, cooperativas ou limitadas.
• O que é: passo-a-passo de como organizar os livros antigos e de como baixar novos.
• Benefícios: mais facilidade para organizar e baixar todos os livros societários da organização.
• Localização no app: Administradas > Governança > Livros societários

Introdução

De acordo com a Lei das Sociedades por Ações (art. 100), o Código Civil (arts. 1.062, 1.067 e 1.078) e a Lei das Cooperativas (art. 22), todas as sociedades por ações, sociedades limitadas e sociedades cooperativas, respectivamente, devem manter livros para registro dos atos de seus órgãos sociais, o que inclui as atas das reuniões e os termos de posse e cartas de renúncia dos(as) respectivos(as) membros(as). Além disso, no caso de SAs, também é necessário manter livros para registro dos valores mobiliários emitidos, onde devem ser averbadas todas as operações que alterem o proprietário, a espécie, a classe ou a constituição de qualquer ônus/gravame sobre ações e debêntures.

Esse artigo ensina como criar e baixar novos livros e explica como funciona cada um deles.

1. Como criar um livro?
2. Como funciona o Livro de Atas e Termos de Posse e Saída?
3. Como funcionam os Livros de Registro de Ações Nominativas e de Debêntures Nominativas?
4. Como funcionam os Livros de Transferência de Ações Nominativas e de Debêntures Nominativas?
5. Como funcionam os Livros de Atas das Assembleias Gerais de Acionistas, de Associados e de Debenturistas?
6. Como funcionam os Livros de Presença dos Acionistas, dos Associados e dos Debenturistas?

1. Como criar um livro no Basement?

Na visão de administrador, encontre no menu lateral o item Governança > Livros societários. Nessa página, estarão disponíveis para criar, editar e/ou excluir todos os livros aplicáveis a sua organização. Clique no botão localizado no canto superior direito e selecione a natureza do livro que deseja criar.

Ao fazer isso, irá surgir um formulário para preenchimento de todas as informações do livro:

1. Número de ordem (obrigatório): esse é o número utilizado para ordenar diversos de livros de natureza iguais. Esse campo só aceita números inteiros maiores do que zero.
2. Formato (obrigatório): indique se o livro é digital ou físico.
3. Início do período de escrituração (obrigatório): indique a data a partir da qual ocorreram os fatos averbados no livro.
4. Fim do período de escrituração (opcional): indique a data até a qual ocorreram os fatos averbados no livro.
5. Anotações (opcional): adicione quaisquer outras informações relevantes sobre livro que valham manter registradas.
6. Livro já autenticado: marque essa opção caso o livro já tenha sido autenticado na respectiva junta comercial.
7. Junta comercial (obrigatório para livro já autenticado): selecione em qual junta comercial o livro foi autenticado.
8. Data de autenticação (obrigatório para livro já autenticado): indique a data de autenticação do livro na respectiva junta comercial.
9. Forma de autenticação (obrigatório para livro já autenticado): indique se o livro já estava completamente preenchido no momento da autenticação e anexe o arquivo no campo correspondente ou se o livro foi autenticado como em branco. Também é possível anexar documentos auxiliares fornecidos pela junta comercial e que acompanham o livro, como termos de abertura, de encerramento, de autenticação e a declaração de responsabilidade.

2. Como funciona o Livro de Atas e Termos de Posse e Saída?

Esse livro é gerado em formato PDF/A-3b e é composto por todas as atas, termos de posse e termos de saída dos eventos e mandatos associados ao órgão social selecionado e que ocorreram durante o período de escrituração determinado, ordenados por data e hora. Caso existam: (i) eventos sem a ata na versão livro assinada; (ii) inícios de mandato sem termo de posse; e/ou (iii) finais de mandato sem termo de saída; o livro será gerado parcialmente e o sistema indicará quais documentos faltam. 

Clique aqui para saber como gerenciar mandatos e órgãos sociais.

Clique aqui para saber como assinar atas de eventos.

Caso o livro tenha sido autenticado como já preenchido, o sistema não fará essa verificação e apenas baixará o arquivo adicionado junto com os documentos auxiliares.

3. Como funcionam os Livros de Registro de Ações Nominativas e de Debêntures Nominativas?

Esses livros são compostos por todas as operações registradas envolvendo ações/debêntures durante o período de escrituração determinado, exceto os pagamentos de proventos. No caso do Livro de Registro de Ações Nominativas, também há uma página inicial com a posição atualizada de cada acionista e as anotações que tiverem sido preenchidas no cadastro de cada acionistas.

4. Como funcionam os Livros de Transferência de Ações Nominativas e de Debêntures Nominativas?

Esses livros são gerados em formato PDF/A-3b e são compostos pelos termos de transferência assinados de operações registradas que ocorreram durante o período de escrituração determinado, ordenadas por data. No caso de ações, são consideradas as operações de transferência, recompra, resgate e reembolso. No caso de debêntures, são consideradas as operações de transferência e de recompra. Caso existam: (i) operações em rascunho; e/ou (ii) operações registradas sem termo de transferência assinado; o livro será gerado parcialmente e o sistema indicará o que falta. 

Clique aqui para saber como assinar termos de transferência.

Caso o livro tenha sido autenticado como já preenchido, o sistema não fará essa verificação e apenas baixará o arquivo adicionado junto com os documentos auxiliares.

5. Como funcionam os Livros de Atas das Assembleias Gerais de Acionistas, de Associados e de Debenturistas?

Esses livros são gerados em formato PDF/A-3b e são compostos pelas atas assinadas na versão livro das assembleias que ocorreram durante o período de escrituração determinado, ordenadas por data e hora do evento. No caso de acionistas (sociedades por ações) e associados (cooperativas), são considerados os eventos dos tipos AGC, AGE, AGO e AGOE. No caso de debenturistas, são considerados os eventos do tipo AGD. Caso existam eventos sem a ata assinada na versão livro, o livro será gerado parcialmente e o sistema indicará o que falta.

Clique aqui para saber como assinar atas de eventos.

Caso o livro tenha sido autenticado como já preenchido, o sistema não fará essa verificação e apenas baixará o arquivo adicionado junto com os documentos auxiliares.

6. Como funcionam os Livros de Presença dos Acionistas, dos Associados e dos Debenturistas?

Esses livros são gerados em formato PDF/A-3b e são compostos pelas listas de presença das assembleias que ocorreram durante o período de escrituração determinado, ordenadas por data e hora do evento. No caso de acionistas (sociedades por ações) e associados (cooperativas), são considerados os eventos dos tipos AGC, AGE, AGO e AGOE. No caso de debenturistas, são considerados os eventos do tipo AGD. Caso existam eventos sem lista de presença, o livro será gerado parcialmente e o sistema indicará o que falta.

Caso o livro tenha sido autenticado como já preenchido, o sistema não fará essa verificação e apenas baixará o arquivo adicionado junto com os documentos auxiliares.